E-Mails sind als Kommunikationsmedium im Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken: Informationen werden ausgetauscht, Projektzwischenstände kommuniziert, Entscheidungen bekanntgegeben. Die omnipräsente Nutzung des Kommunikationsinstruments bringt es leider mit sich, dass oftmals Effizienz und Form zu wünschen übrig lassen. Durch die Beachtung der folgenden 10 Regeln wird die Qualität ihrer E-Mails zunehmen– bei gleichzeitiger Abnahme der Quantität: Regel 1: Der Verteiler – so viel wie nötig, so wenig wie möglich: Gelegentlich erweckt ein Blick auf den Verteiler den Eindruck, dass der Absender frei nach dem Motto „viel hilft viel“ gehandelt hat. Davon ist jedoch strikt abzuraten. Nehmen Sie lediglich diejenigen Personen in einen Verteiler mit auf, die thematisch involviert sind oder aufgrund einer Berichtspflicht über den aktuellen Stand eines Projekts in Kenntnis gesetzt werden müssen. Andernfalls tragen Sie selbst zur allseits bekannten E-Mail-Flut im Posteingang bei, die letztlich auch dazu führt, dass Nachrichten mit hoher Priorität in der Masse untergehen. Regel 2: Türöffner Betreff: Füllen Sie bei jeder E-Mail ihre Betreffzeile aus. Der Betreff selbst sollte stets kurz und prägnant sein. Dabei ist zu beachten, dass die Aussagekraft der Betreffzeile gerade bei externen Korrespondenzen darüber entscheidet, ob ihre E-Mail geöffnet wird, wie zeitnah sie gelesen wird und wie schnell sie bearbeitet wird. Der Betreff sollte deshalb die Aufmerksamkeit des Empfängers wecken, dabei jedoch keinesfalls einen unseriösen Eindruck erwecken. Als Faustregel gilt: Im Idealfall sollte ihr Empfänger bereits anhand des Betreffs Thema und Priorität erschließen können. Regel 3: Die Gliederung – oder: wie schreibe ich einen digitalen Brief? Es ist in E-Mails häufig zu beobachten, dass auf Anrede- und Abschiedsformeln verzichtet wird oder diese ohne Absatz Teil des Fließtextes sind. Auch die Gliederung des Fließtextes mit Hilfe einer sinnfälligen Absatzorganisation scheint bei weiten Teilen unbeliebt zu sein. An dieser Stelle sollte jedoch bedacht werden, dass Absätze insbesondere dazu dienen, dass der Empfänger Inhalte schneller erfassen und entsprechend zügiger bearbeiten kann. Absätze haben demnach sehr wohl ihre Berechtigung. Regel 4: Keine ästhetisch fragwürdigen Textmodifikationen: Unabhängig davon, dass das Verständnis von Ästhetik sehr individuell ist, sind E-Mails grundsätzlich der falsche Ort, optische Akzente in Form von Schriftarten, Schriftfarben und übertriebener Interpunktion zu setzen. Dies hat auch einen technischen Hintergrund: Viele Empfänger öffnen ihre E-Mails nicht im HTML-Format, sondern in der Nur-Text-Darstellung. Dies hat zur Folge, dass Formatierungen wie Fettdruck, einige Schriftzeichen, Aufzählungszeichen und ähnliches ohnehin verloren gehen. Zudem ist zu bedenken, dass optische „Aufwertungen“ unprofessionell wirken und Ihre E-Mail im schlechtesten Fall als SPAM abgetan wird. Regel 5: Verständliche Sprache in gebotener Kürze: E-Mails sind nicht das geeignete Medium dafür, stilistisch hochkarätige Prosatexte zu verfassen. Nichtsdestotrotz sollten gerade komplexe Zusammenhänge nicht zu kryptisch formuliert werden. Versuchen Sie deshalb stets, die wichtigsten Informationen, unter Vermeidung komplizierter Satzbaukonstruktionen, in verständlicher Sprache wiederzugeben. Regel 6: Abkürzungen und Tonalität: Verwenden Sie lediglich diejenigen Abkürzungen, die allgemein bekannt sind. Damit ersparen Sie sich Nachfragen, die Workflows verlangsamen und Entscheidungsprozesse hemmen. Auch umgangssprachliche Ausdrücke und Wörter aus dem Bereich der Jugendsprache haben in einer seriösen E-Mailkorrespondenz nichts zu suchen. Zur Signifikanz grammatikalischer und sprachlicher Richtigkeit bedarf es keiner weiteren Worte. Regel 7: Höflichkeit ist kein Charakterfehler: Die Verwendung einer Anrede- und Abschiedsformel sollte eine Selbstverständlichkeit sein. Dennoch erhält man vielfach E-Mails die auf diese Höflichkeitsbekundungen verzichten. Spricht man diese Unsitte offensiv an, so wird häufig das Argument fehlender Zeit angeführt. Da Abschiedsformeln meist ohnehin in der Signatur stehen, kann diese Ausrede mit einem müden Lächeln quittiert werden. Auch im Hinblick auf die Wortwahl lässt sich häufig ein Mangel an Höflichkeit und Anstand verzeichnen. Für eine gute Zusammenarbeit und ein angenehmes Betriebsklima ist eine respektvolle Kommunikation jedoch essentiell. Regel 8: Neues Thema, neue E-Mail: Eine E-Mail dient nicht dazu, dass die vollständige Liste laufender Projekte in einer einzigen Nachricht abgearbeitet wird. Gerade die Behandlung mehrerer Themen in einer E-Mail, die inhaltlich keinen Zusammenhang aufweisen, führt dazu, dass wichtige Informationen häufig überlesen werden. Halten Sie sich deshalb an den simplen Grundsatz, dass pro E-Mail lediglich ein Thema behandelt werden sollte. Regel 9: Anbei... : Gerade fehlende Anhänge, schlecht positionierte Anhänge und Anhänge in Dateiformaten, die nicht jeder Empfänger öffnen kann, sind häufig der ärgerliche Anlass für notwendige Rückfragen. Um zeitlichen Verzögerungen vorzubeugen und in Sachen Kompatibilität, ist es deshalb empfehlenswert, insbesondere Textdateien nach Möglichkeit als PDF zu versenden. Hinsichtlich der Positionierung sollten die Anhänge stets am Ende des Fließtextes, aber keinesfalls unterhalb der Signatur stehen. Dort werden sie allzu gerne übersehen. Zudem sollten Sie in ihrem Fließtext stets darauf hinweisen, dass Sie ihre E-Mail mit einem Anhang versehen haben. Regel 10: Die Signatur als digitale Visitenkarte: Signaturen erfüllen einen entscheidenden Zweck in der digitalen Kommunikation. Sie dienen dazu, dem Empfänger die wichtigsten Kontaktdaten zu übermitteln und eine Auskunft über den Status des Absenders zu geben. Beide Faktoren sind gerade bei externen Korrespondenzen entscheidend – zum einen hinsichtlich eventueller Rückfragen, zum anderen kann die Positionsbezeichnung des Absenders zu einer differenzierten Priorisierung der E-Mail seitens des Empfängers führen. Bezüglich der Außendarstellung eines Unternehmens sollte zudem darauf geachtet werden, dass die Signaturen der Mitarbeiter einheitlich formatiert sind. Die passenden S/MIME-Zertifikate, um Ihre E-Mails auch verschlüsseln zu können, finden Sie hier.