So sparen Sie sich dank IT vier Arbeitstage: Administrative Aufgaben automatisieren

Zeit ist Geld! Wenn sich arbeitsintensive IT-Zeitfresser im Laufe des Geschäftsjahres summieren, kann das am Ende teuer werden.


Wenn die Kollegen aus der IT-Abteilung einem auch immer hilfsbereit beiseite stehen, bleibt es doch oft an einem selbst hängen, administrative Aufgaben zu erledigen.

Obendrauf können Sie dann auch noch die lästige Wartezeit rechnen, die z.B. bei Updates hinzukommt. Man hat schon fast ein schlechtes Gewissen, sich eine Woche Urlaub zu nehmen: von der wertvollen Arbeitszeit geht viel zu viel für die Technik drauf und die eigentliche Arbeit bleibt liegen.

 

Wie vier Arbeitstage flöten gingen…

Komplikationen die regelmäßig wiederkehren, wachsen rasant zum Problemberg an und halten alles auf. Administrative Aufgaben, die Mitarbeiter selbst lösen müssen, sind Zeitfresser.

Laut einer OnePoll-Studie im Auftrag von Citrix kosten IT-Probleme und die manuelle Administration von Hard- und Software den einzelnen Arbeitnehmer ganze 38 Minuten pro Arbeitswoche. Diese 38 Minuten pro Woche wären - bei einem 8-Stunden-Tag und gerechnet auf das Jahr – rund vier Arbeitstage. Dabei könnten einige dieser Aufgaben problemlos automatisiert werden.
 

Wo aber ist die Zeit hängen geblieben?

Geschuldet ist dieser Zeitverlust sowohl ineffizienten oder fehleranfälligen Geräten, wie auch dürftiger Software. Allein 50% dieser Zeit gehen auf das Konto administrativer Arbeiten, sprich Authentifizierungsprozessen, dem Herunterladen von Updates oder dem Installieren von Software. Die anderen 50% sind Verzögerungen, die auftreten, wenn der Zugriff auf Daten oder Services nicht funktioniert.

 

Der IT-Support: Dein Freund und Helfer

Die häufig damit geplagten IT-Kollegen sind also eigentlich gar nicht schuld. Das sagen auch ihre Kollegen, die um die Unterstützung froh sind und das eigentliche Problem nicht bei den Fachleuten sehen. So wurden sie in der oben genannten Studie von den Kollegen oft als „nützliche Problemlöser“ (48%) und „hilfreiche Ratgeber“ (29%) bezeichnet. Die Autoren der Citrix-Studie folgern daraus, dass das Problem, das für die Verzögerungen sorgt, die mangelhafte IT-Ausstattung ist.

„Jedes Mal, wenn Arbeitnehmer administrative IT-Arbeit erledigen müssen oder der Zugriff auf Ressourcen nicht auf Anhieb funktioniert, verlieren sie wertvolle Zeit und auch die Frustration steigt. Auf die gesamte Belegschaft gerechnet, entstehen schnell Kosten in Millionenhöhe”, kommentiert Dirk Pfefferle, Area Vice President und Geschäftsführer, Citrix Systems.

Der IT-Support befindet sich sozusagen im Dauereinsatz: 2/3 der befragten Mitarbeiter gaben an, dass sie ihre IT-Abteilung mindestens einmal pro Monat kontaktieren.

Ordnung ist das halbe Leben

Unter Berücksichtigung weiterer Faktoren werden aus den vier Arbeitstagen ganz schnell zwanzig. Die Technik klaut uns nämlich noch viel mehr Arbeitszeit. Dabei soll die zunehmende Digitalisierung von Unternehmen doch eigentlich Zeit sparen! In einer Studie des Marktforschungsinstituts “Censuswide” wurde festgehalten, dass allein durch das Suchen von Dokumenten fast 22 Minuten am Tag verloren gingen. Für’s Warten darauf, dass der Drucker hochgefahren und warm wird, würden fast acht Minuten vergeudet, für das Ausdrucken weitere neun. Die Bilanz am Ende des Arbeitstages: Ganze 38 nutzlose Minuten. So lange hat der ein oder andere nicht mal Mittagspause.

Zugegeben: Die unübersichtliche Ablage von Dokumenten ist jedem Mitarbeiter selbst zuzuschreiben. Als weiterer großer Zeitfresser in dieser Studie wird das langsame Internet genannt, über das jeder dritte befragte Mitarbeiter klagte.

Verlust produktiver Arbeitszeit verhindern – Zeit sparen

Wenn Sie wissen wollen, wie Sie die vier verlorenen Arbeitstage wieder rein holen können, klicken Sie hier um sich die Infografik zur Studie herunterzuladen.


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