E-Mail-Verschlüsselung | 7 Best Practice-Beispiele

Digitale Kommunikation ist ein entscheidender Aspekt der modernen Geschäftswelt. Als wichtiger Teil davon, haben die E-Mails alle anderen Formen der digitalen Kommunikation weit übertroffen und sind zum bevorzugten Kanal für Unternehmen jeder Größe geworden. Doch selbst solch eine vermeintlich einfache Aktivität kann durchaus Kopfschmerzen verursachen.

Das Versenden von E-Mails erfordert heutzutage die Einhaltung bestimmter technischer und rechtlicher Anforderungen. Dadurch soll verhindert werden, dass nicht gegen das Gesetz verstoßen wird oder Dritte sensible Informationen und Daten abfangen. Die Situation ist mit dem Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) noch heikler geworden. Denn die DSGVO hat weitere Änderungen mit sich gebracht.

In diesem Artikel stellen wir den Zusammenhang zwischen E-Mails und der DSGVO vor. Außerdem erläutern wir, wie wichtig Verschlüsselung für eine sichere E-Mail-Kommunikation ist. Zum Schluss teilen wir zudem sieben Best Practice-Beispiele für die erfolgreiche Anwendung der E-Mail-Verschlüsselung. Los geht’s!

Gilt die DSGVO für E-Mails?

Fallen E-Mails in den Geltungsbereich der DSGVO? Es gibt kaum einen IT-Prozess, der nicht von diesem europäischen Recht betroffen ist. Die Antwort auf die Frage lautet also ganz klar: ja. Die DSGVO gilt nicht für ein bestimmtes Tool, sei es E-Mail, Website oder Newsletter, sondern für personenbezogene Daten im Allgemeinen. Daher unterliegt jede Verarbeitung personenbezogener Daten der europäischen Verordnung – unabhängig davon, worüber kommuniziert wird.

Die E-Mail-Adresse selbst zählt also auch zu den personenbezogenen Daten. Das bedeutet, dass auch beim Versand von E-Mails die allgemeinen Grundsätze der DSGVO zu beachten sind. Und das wiederum bedeutet, dass Maßnahmen und Strategien zur Einhaltung der Vorschriften ergriffen werden müssen.

Warum ist E-Mail-Verschlüsselung so wichtig?

Eine der wichtigsten Änderungen, die sich mit der Einführung der DSGVO ergeben hat, ist die Anforderung, E-Mails mit personenbezogenen Daten zu verschlüsseln. Viele Anwälte argumentieren, dass dieses neue Gesetz standardmäßig eine E-Mail-Verschlüsselung vorschreibt. Obwohl derzeit nicht klar ist, ob dies tatsächlich der Fall ist, lohnt es sich, darüber nachzudenken.

Ohne ein Verfahren, das Ihre E-Mail-Kommunikation verschlüsselt, ergeben sich gewisse Risiken für Sie und Ihr Unternehmen. Ihre Nachrichten können potenziell von jedem gelesen werden. Die Gefahren, die sich durch den unverschlüsselten Versand von sensiblen Informationen wie Bankdaten, Businessplänen oder künftigen Strategien rund um Ihr Unternehmen ergeben können, sind nicht außer Acht zu lassen.

Um Ihre E-Mails zu schützen, sollten Sie sich für eine End-to-End-Verschlüsselung entscheiden. Diese verhindert nicht nur, dass Ihre Daten gehackt werden, sondern auch, dass jemand auf Ihren Posteingang zugreifen kann. Denn die einzige Person, die Ihre Nachrichten lesen sollte, sind Sie selbst!

Die technischen und juristischen Vorgaben durch die DSGVO bzgl. des Einsatzes von E-Mails in Unternehmen sind häufig unklar. Unser E-Paper schafft einen Überblick und skizziert ein Best Practice-Szenario.

Wie verschlüsselt man E-Mails?

Derzeit gibt es zwei verschiedene Methoden, um die E-Mail-Kommunikation zu verschlüsseln. Eine sichert den Übertragungskanal, die andere schützt die Nachricht selbst.

1. Transportverschlüsselung

Transportverschlüsselung bedeutet, dass E-Mails verschlüsselt werden, wenn sie von einem Server zu einem anderen gesendet werden. Die E-Mails werden verschlüsselt, wenn sie einen Server verlassen, und entschlüsselt, wenn sie auf dem anderen Server ankommen. Wichtig zu erwähnen ist, dass diese Lösung keine E-Mails verschlüsselt, wenn sie auf dem Server gespeichert werden!

Zur Transportverschlüsselung wird in der Regel das POP3S-E-Mail-Übertragungsprotokoll verwendet, um verschlüsselte E-Mails mit einem Transport Layer Security (TLS)- oder Secure Sockets Layer (SSL)-Zertifikat zu versenden. TLS verbindet sich mit POP3S, um einen Verschlüsselungs-Tunnel zu erstellen, der als Site-to-Site- oder End-to-End-Verschlüsselung bekannt ist. Diese Lösung eignet sich hervorragend für die Verbindung zweier Server. Wenn wir heute E-Mails senden und empfangen, verbinden wir uns jedoch mit Hunderten von verschiedenen E-Mail-Servern, ohne eine direkte Verbindung zu verwenden.

Wahrscheinlicher ist, dass wir uns zwischendurch mit anderen Servern verbinden, die unsere E-Mails passieren müssen. Aus diesem Grund sollten wir uns nicht nur auf diese Lösung verlassen, sondern zusätzliche Maßnahmen zur Verschlüsselung implementieren.

TLS-Zertifikat sichern

2. Inhaltsverschlüsselung

Eine andere Methode zum Senden und Empfangen sicherer E-Mails ist die Verschlüsselung des Inhalts. Der heute am häufigsten verwendete Standard für die Verschlüsselung von E-Mail-Inhalten ist S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions). Der S/MIME-Standard basiert auf einer asymmetrischen Verschlüsselung, die ein öffentliches und ein privates Schlüsselpaar verwendet. Der Absender verschlüsselt die Nachricht mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers (nicht dem des Absenders) und wird vom Empfänger mit seinem privaten Schlüssel entschlüsselt.

S/MIME-Zertifikat sichern

7 Tipps für eine sichere E-Mail-Kommunikation für Unternehmen

Es gibt einige Best Practice-Beispiele, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails sicher sind. Wir haben sieben Tipps zusammengestellt, um Ihre E-Mail-Kommunikation vor Datenpannen zu schützen.

1. Beginnen Sie mit einem Audit

Der Prozess, der Ihr Unternehmen zu sicheren Systemen für die E-Mail-Kommunikation führen sollte, kann nur mit einem Audit und einer Analyse dessen beginnen, was geschützt werden muss.

Folgende Fragen sollten Sie sich stellen:

• Wer sendet welche Daten wie oft an welche Adressaten?
• Welche Standards erfüllt die aktuelle IT-Infrastruktur?
• Reduziert diese das Risiko?
• Und erfüllt sie die gesetzlichen Anforderungen?

Finden Sie die Antworten auf diese Fragen, bevor Sie die nächsten Schritte planen.

2. Schulen Sie Ihr Team

Verschlüsselung macht nur Sinn, wenn alle im Unternehmen sie als sinnvolle Maßnahme ansehen und richtig einsetzen. Bieten Sie Schulungen und interne Leitfäden an, um Ihr gesamtes Team über den sicheren Umgang mit E-Mails und die Bedeutung verschlüsselter Kommunikation im Internet zu informieren.

3. Verschlüsseln Sie Ihre Systeme mit digitalen Zertifikaten

E-Mails, insbesondere solche mit kritischen unternehmensbezogenen Informationen, sollten immer verschlüsselt werden. TLS- und S/MIME-Zertifikate sind dafür am besten geeignet. Diese bieten den höchsten Schutz und reduzieren die Risiken innerhalb der E-Mail-Kommunikation.

4. Schützen Sie Ihre Passwörter

Geht Ihr Unternehmen mit externen oder internen sensiblen Daten um? Möglicherweise sollten Sie Ihrer E-Mail-Kommunikation eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzufügen. Verwenden Sie in diesem Fall einen separaten Kommunikationskanal, um Ihre Passwörter zu teilen und einen sicheren Zugriff auf vertrauliche Informationen zu gewährleisten.

5. Kombinieren Sie beide Verschlüsselungsmethoden

Wenn nur ein Verschlüsselungsverfahren verwendet wird, öffnet das der Datenspionage Tür und Tor. Kombinieren Sie daher TLS- und S/MIME-Verschlüsselung für die maximale E-Mail-Sicherheit.

6. Übersehen Sie die interne Kommunikation nicht

Vergessen Sie die interne E-Mail-Kommunikation nicht. Eine vollständige End-to-End-Verschlüsselung im Unternehmen minimiert das Risiko von Datendiebstahl innerhalb der eigenen digitalen Wände.

7. Wählen Sie einen kompetenten Partner

Verlassen Sie sich auf einen professionellen Anbieter von Verschlüsselungsdiensten, der eine große Auswahl an Zertifikatstypen aller großen CAs und innovative Tools zur Implementierung anbietet. InterNetX bietet Ihnen Zugriff auf eines der größten TLS/SSL- und S/MIME-Portfolios auf dem Markt.

Verschlüsseln Sie Ihre E-Mails mit einer professionellen Lösung

Verschlüsselung ist ein mächtiges Tool in der E-Mail-Kommunikation. Es schützt die Privatsphäre Ihrer E-Mails und der darin enthaltenen Daten und ermöglicht DSGVO-konform zu handeln. Und obendrein bringt es Ihnen die Gewissheit, dass Ihre E-Mails vor Dritten und Phishing-Betrug geschützt sind, die darauf abzielen, Ihre privaten Daten abzugreifen.

Mit einer breiten Palette an Verschlüsselungslösungen von führenden Anbietern wie DigiCert ermöglicht InterNetX seinen Partnern Zugriff auf AutoDNS, der Plattform für professionelles Domain- und Zertifikatsmanagement. Dies hilft Ihnen, Risiken zu reduzieren und aktiv auf Cyber-Bedrohungen zu reagieren. Und all das, während Sie Ihre digitalen Assets effektiv verwalten.

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